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Próximo evento Experiencia de aprendizaje "El poder generativo del lenguaje"

hace un mes

El próximo 15 de julio se realizará en nuestra sede el taller vivencial: "El poder generativo del lenguaje" donde se podrán adquirir herramientas y técnicas para ser mejores comunicadores y mejorar nuestra efectividad personal, se puede obtener información adicional sobre el evento en www.psicoexpresate.com.ve

El poder generativo del lenguaje

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Sistema de Gestión por Procesos Clave para la productividad de la PYME

hace un mes

Situación típica: Un cliente muy importante necesita una mercancía de manera “urgente”, llama a nuestra empresa y conversa con el Gerente de Ventas, luego de escucharlo atentamente éste se compromete a despacharle lo antes posible, cuelga el teléfono y comienza a gestionar su pedido, pero se consigue “alguna” de estas situaciones hipotéticas:
 
1.       El Gerente de Planta ha iniciado una parada para mantenimiento planificada hace más de un mes por su personal y no fue notificada el área de ventas por lo que no se podrá producir a tiempo el pedido (procesos desconectados).
2.       Se comprueba que hay existencias suficientes para despachar y el Gerente de Ventas elabora la factura, ignorando que el cliente tiene dos facturas vencidas y está sobregirado en su límite de crédito, porque esta información está en otro sistema (información dispersa).
3.       Debido a la magnitud y urgencia del pedido, se necesita la aprobación del Gerente General, pero este se encuentra de viaje, regresa dentro de 5 días y sólo él aprueba estos casos especiales (rigidez operativa).
4.       Para asegurarse de que el caso sea atendido debidamente, el Gerente de Ventas debe gestionar todas las firmas y autorizaciones personalmente y esto puede tomarle uno o dos días (poca colaboración).
 
Aunque puedan sonar ridículas e ilógicas, estas situaciones son más comunes de lo que pensamos. Para superar los retos de hoy en día donde los mercados son altamente competitivos, las economías son caóticas, además de un riesgo país  y costos de operación cada día más altos; las PYMES necesitan:
  • Procesos ágiles
  • Flexibilidad para cambiar fácilmente
  • Operaciones controladas
  • Gestión eficiente de sus recursos
  • Manejo efectivo de excepciones
  • Visibilidad de todo el negocio por parte de la dirección
 
¿QUE HACER?
Gerenciar una empresa es un arte, no existe una receta o una “mejor forma de hacer”, no se puede estandarizar ni franquiciar, pero existen modelos de gestión que nos ayudan a implementar nuestras estrategias, poner orden en nuestras empresas y alcanzar nuestros objetivos organizacionales.
 
Un modelo sencillo, de fácil implementación y muy efectivo es el de gestión por procesos, todas las organizaciones independientemente de su complejidad o tamaño funcionan por procesos aunque no lo sepan y no cuenten con un sistema formal de gestión por procesos.
 
Este sistema nos brinda una perspectiva de la organización enfocada en las actividades que agregan valor y contribuyen con los resultados organizacionales; procurando la eliminación u optimización de las que agregan costos y/o desperdicio.
 
Este enfoque es intuitivo y muy sencillo de implementar, pero no es mágico, requiere de un compromiso gerencial y una visión abierta de la dirección para cambiar de una perspectiva “tradicional” y jerárquica que nos presenta las organizaciones de manera vertical (por áreas o departamentos) a una perspectiva de procesos más horizontal enfocada en las actividades y sus resultados, una perspectiva donde también existe la autoridad, pero la prioridad está puesta en los objetivos y no en la jerarquía.
 
 
¿EN QUE CONSISTE LA GESTIÓN POR PROCESOS?
Este modelo de gestión consiste en identificar los procesos y subprocesos estratégicos, fundamentales y de apoyo del negocio creando una red interna de relaciones cliente-proveedor que comienza y termina con el cliente externo, también incluye el establecimiento de los controles mínimos necesarios para monitorear el sistema y mantener el enfoque en el valor agregado.
 
Con la gestión por procesos, las empresas pueden lograr alguno de estos beneficios:
  • Procesos confiables e integrados: al enfocarse en el valor agregado, cada proceso en la red de clientes-proveedores internos se alinea e integra para el logro de los resultados.
  • Capacidad analítica: La definición de indicadores y factores clave de éxito para cada proceso nos permite medir su desempeño y tomar decisiones en base a datos.
  • Visibilidad de todo el negocio: El modelo de gestión por procesos nos permite revisar el negocio de manera integral porque es integrado y no aísla ningún área, todo forma parte de la red, su enfoque es horizontal (procesos) y no vertical (departamentos).
  • Flexibilidad, apertura y colaboración: Con este enfoque integral la manera de analizar el negocio depende de los resultados y los procesos para generarlos, procurando que todas las áreas involucradas se alineen reduciendo cuellos de botella y adecuándose a los cambios con mayor facilidad.
  • Documentación y capacitación: Es más fácil entrenar a nuevo personal o explicar cambios en el proceso general mediante este enfoque.
  • Ahorro y productividad: Al enfocarse en la generación de valor se reducen los desperdicios y se eliminan las actividades que agregan costos al proceso.
 
 
¿CÓMO SE IMPLEMENTA UN SISTEMA DE GESTIÓN POR PROCESOS?
Lo primero que se necesita para implementar la gestión por procesos es “dibujar” un mapa de procesos, identificar la red de relaciones de cliente-proveedor dentro de la empresa, al hacer este análisis se pueden diferenciar claramente los procesos que agregan valor de los que no, así como lo que son fundamentales para el negocio.
 
Luego de tener el “mapa” se debe analizar cada proceso para determinar detalladamente sus entradas, salidas, factores clave de éxito, responsables, controles y recursos necesarios para su ejecución. Con esta información tendríamos definida la base de nuestro modelo, normalmente esto se compila en un manual de procesos, el cual será la referencia para el sistema de gestión.
 
Ya tenemos un manual tenemos la referencia y conocemos bien nuestro “mapa de procesos”, pero este no es todo el trabajo en la implementación de un sistema de gestión por procesos, es justamente aquí donde comienza la verdadera labor gerencial, a partir de este momento se deben monitorear los procesos definidos en el modelo, midiendo su desempeño para asegurarnos que sigan aportando valor.
 
Esta última etapa es vital y es la verdadera clave del éxito de cualquier sistema de gestión, el monitoreo debe ser permanente y nos permitirá revisar, ajustar, corregir o mejorar el modelo para alcanzar los objetivos, al tiempo que nos permite controlar la calidad y evaluar el desempeño de nuestros colaboradores.
 
En el mercado existen empresas y herramientas tecnológicas dedicadas a documentar, modelar, monitorear y optimizar los procesos de negocio facilitando la implementación de sistemas de gestión por procesos, aunque cada empresa puede afrontar esta implementación con las herramientas con las que cuente dependiendo de sus posibilidades, no hay restricciones para usar este enfoque.
 
 
CONCLUSIÓN
La gestión por procesos es un enfoque gerencial muy práctico e intuitivo, centrado en las funciones o tareas que conllevan al logro de unos resultados, muy dinámico y muy objetivo, condiciones que benefician a todas las PYMES (sobre todo en etapas tempranas) y emprendimientos.
 
Si observamos en nuestra empresa, alguna de las siguientes situaciones:
  • Falta control en los procesos
  • Retrasos y cuellos de botella
  • Dificultad para evaluar y medir los procesos
  • Procesos complejos que ameritan documentación
  • Información dispersa y/o de difícil acceso
  • Confusión y problemas de coordinación
 
Entonces es momento de evaluar nuestro sistema de gestión, tal vez estemos necesitando un cambio de enfoque.
 
Con la asesoría adecuada, se puede implementar este modelo de manera efectiva, si desea ampliar esta información o alguna ayuda particular en este sentido, puede ponerse en contacto con nosotros al email info@sgc-consultores.com.ve o al celular (+58)414-4802725