En el anterior artículo (10 Claves para mejorar el flujo de caja de tesorería) hablamos de que era y como debíamos utilizar el flujo de caja de tesorería, hoy comentaremos los errores más comunes que se comenten en su elaboración. Veamos entonces:
1.- Al elaborar el flujo de caja debemos tener una visión financiera del negocio, es decir, tomar en cuenta cuando ocurre realmente un cobro o un pago. La clave está en considerar las entrada y salidas de dinero en el momento exacto en que se dan. Veamos un ejemplo: una venta de 90 Unidades Monetarias (UT) puede dividirse en 3 pagos iguales, a 15, 30 y 45 días, al elaborar el flujo de caja consideraremos en cada fecha las 30 UT correspondientes a cada cuota. El error consiste en incluir en el flujo de caja las 90 UT al momento de emitir la factura.
2.- No contar con una lista de chequeo que incluya todos los impuestos y contribuciones parafiscales y sus fechas de vencimiento. Todo tesorero debe conocer exactamente cuáles son las obligaciones legales de la empresa, cuando se generan y como deben cancelarse. El retraso en este tipo de pagos, además de crear intereses y multas, puede ocasionar consecuencias de índole legal más grave. Las provisiones de fondos para estos conceptos son una prioridad. Este punto cobra mayor relevancia si la empresa es un contribuyente especial ante los organismos gubernamentales y/o si tiene algún plan de financiamiento de sus deudas fiscales.
3.- No tener un calendario completo de los pagos extras al personal. Este punto cobra especial relevancia si trabajamos en una empresa sujeta a contrato colectivo donde los pagos extras, bonificaciones, compras de listas escolares, entrega de uniformes y demás, tienen un peso considerable y deben cumplirse dentro de plazos estipulados. Recordemos que las salidas de efectivo se considerarán en el momento del pago tanto a empleados como a proveedores.
4.- No contar con información contable y administrativa fiable. Mal podemos hacer un buen flujo de caja si no tenemos unos auxiliares de cuentas por cobrar y pagar actualizados y agrupados por vencimiento. ¿Cómo podemos elaborar un flujo de entradas y salidas de efectivo si no sabemos cuánto nos deben y cuanto debemos nosotros?. Así pues, actualicemos los registros contables para partir de una base sólida. Para ello, lo más recomendable es realizar una auditoría que nos permita establecer un punto de partida fiable. Este punto abarca líneas de crédito con bancos, cuentas por cobrar clientes, cuentas por pagar proveedores nacionales y extranjeros y cualquier otra cuenta por cobrar y/o pagar (empleados, accionistas, terceros externos a la empresa…).
5.- Desconocer los eventos puntuales o especiales que realizará la organización. Los informes de periodos pasados (bien elaborados) nos pueden servir de guía en ciertos aspectos. Sin embargo, la persona que elabora el flujo de caja debe conocer los planes de la empresa a corto, mediano y largo plazo para plasmarlos en sus informes. Eventos especiales de mercadeo y ventas, adquisiciones de nuevas máquinas y/o infraestructuras, contratación de personal altamente especializado, importaciones de determinados artículos o insumos, son algunas de las acciones no habituales que tienen que ser incluidas en el flujo de caja y que además tienden a ser de montos muy considerables.
6.- No discriminar adecuadamente todas las entradas y...
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