Hablar de los libros legales que deben manejar las empresas en Venezuela es un tema muy amplio si consideramos la variedad de leyes y actividades que podemos encontrar. Por ejemplo, las entidades dedicadas a la hostelería, licores y los mismos condominios deben, por el tipo de actividad que realizan, manejar registros específicos. Si clasificamos los libros por la Ley que los regula nos encontramos, entre otras, la Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISLR), la Ley del IVA (LIVA), el Código de Comercio, la Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y Trabajadoras (LOTTT), el Código Orgánico Tributario… Es por ello que el presente artículo se limitará a los libros requeridos por el Código de Comercio para las sociedades mercantiles más comunes, las Compañías Anónimas (C.A.) y las Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.R.L.) sin regulaciones especiales. Así pues:
El nacimiento de la empresa
Una vez la empresa es constituida, inscrita en el Registro Mercantil y publicado su documento constitutivo, se procederá a la compra de los libros legales establecidos en el Art. 32 del Código de Comercio (CC) que establece que “todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios”.
Por otro lado, el Art. 33 nos indica que el libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente sellados en el Registro donde se encuentra el expediente de la compañía.
Moneda de registro
Los registros contables en los libros legales tienen que ser realizados en Bolívares, independientemente de la Moneda funcional que utilice la entidad. Sin embargo, el Código Orgánico Tributario (COT), en su Art. 102, establece una excepción cuando determina que es ilícito formal “no llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad y otros registros contables, excepto para los contribuyentes autorizados por la Administración Tributaria a llevar contabilidad en moneda extranjera”.
Libro Diario
En el libro Diario se asentarán:
- Las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en cada negociación.
- Las operaciones se pueden resumir mensualmente, siempre que se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día.
- Los comerciantes que vendan al detal deberán asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.
Libro Mayor
Empecemos por aclarar que el Libro Mayor no tiene que estar sellado. Puede estarlo, pero no es requisito indispensable de acuerdo a lo establecido en el ya mencionado Art. 32 del CC.
Este libro muestra el saldo de cada cuenta. Es decir, el mayor es la base para realizar los estados financieros de la entidad. Debemos ser muy cuidadosos en verificar que:
- La información que se encuentra en el Mayor coincida con los saldos mostrados, para cada cuenta, en los estados financieros registrados de la empresa
- No haya discrepancias entre los saldos del Mayor y los balances de comprobación emitidos por la entidad.
- El libro registra la totalidad de las transacciones de la compañía.
Libro de Inventario
Este libro se encuentra regulado por lo establecido en el Art. 35 del CC. En el mismo se establece que:
- Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.
- El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas
- La cuenta de ganancias y pérdidas debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva.
- En resumen, este libro, una vez la empresa está funcionando, se utiliza una vez al año. En él se muestra, al momento de cierre, el Estado de Resultados (Ganancias y Pérdidas) y el Estado de Situación Financiera (Balance General) de la compañía.
¿Qué está prohibido hacer en los libros legales?
La respuesta la encontramos en el Art. 36 del CC. Así pues, se prohíbe...
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