El pasado 6 de noviembre de 2018, se publicó, en la Gaceta Oficial No. 41.518, la Providencia No. SNAT/2018/0141 donde se establecen las normas relativas a imprentas y máquinas fiscales para la elaboración de facturas y otros documentos.Del análisis fiscal de esta normativa se han encargado varios colegas y abogados, por lo que nosotros queremos dar una orientación más práctica a esta disposición. Así:
1.- El primer paso es conocer que tipos de empresas deben utilizar máquinas fiscales. Esta información, que se encuentra en la Gaceta Oficial No. 39.795, del 8 de noviembre de 2011, es imprescindible para las empresas. Así pues, deben emitir las facturas, notas de crédito y/o notas de débito a través de maquinas fiscales:
Los contribuyentes ordinarios del IVA, los que realicen operaciones en Almacenes Libres de Impuesto y los que no sean contribuyentes ordinarios del IVA, cuando obtengan ingresos brutos anuales superiores a las 1.500 Unidades Tributarias (UT).
Cuando realicen la mayor parte de sus ventas a personas que no utilicen la factura como prueba de desembolso o de crédito fiscal (consumidores finales).
Las que vendan bienes y/o servicios tales como (lista de carácter meramente enunciativo):
- Alimentos, bebidas, cigarrillos y confitería
- Productos de limpieza
- Materiales de construcción y ferretería
- Perfumería y cosméticos
- Joyas y relojes
- Juguetes
- Floristerías y viveros
- Restaurantes, bares, panaderías, servicios de comida y bebida a domicilio
- Farmacias y tiendas de salud
- Equipos de computación y fotocopiado, así como sus partes y piezas
- Centros de belleza, spa y gimnasios
- Autolavados y estacionamientos de vehículos
- Fotocopias, impresión y revelado
- Servicios de alojamiento y hospedaje
- Alquiler de apartados postales
- Electrodomésticos y sus accesorios
- Librerías
- Mueblerías
2.- Las máquinas fiscales se pueden clasificar en:
- Impresoras fiscales: son utilizadas por las empresas que manejan gran cantidad de inventario, tales como redes de farmacias y/o automercados, y están conectadas al sistema administrativo de la organización (ERP), específicamente a los módulos de facturación, tesorería e inventario.
- Máquinas registradoras fiscales: no están conectadas con ningún sistema administrativo y, por lo general, el negocio maneja un inventario mas bien escaso o simplemente no posee inventario, como el caso de los estacionamientos de vehículos.
3.- Los dos elementos que han causado la discordia, en el proceso de adopción de los nuevos equipos fiscales, son: el dispositivo de captura y transmisión de datos y la memoria de auditoría.
4.- El dispositivo de captura y transmisión de datos es una unidad que puede estar de forma integrada o externa a la máquina fiscal, con capacidad de conectarse a internet, que permite capturar los datos de la memoria fiscal de la impresora o caja registradora, y transmitirlos al Sistema Centralizado de Facturación Electrónica del SENIAT. Es decir, los reportes de cada equipo son enviados, de manera directa, a la base de datos de la Administración Tributaria. Cuando internet no esté operativo, los datos se acumulan en una “cola de envío” y son procesados una vez el sistema se restablece.
5.- La memoria de auditoría almacena todas las facturas y documentos emitidos por las máquinas fiscales (notas de crédito, notas de debito y comprobantes no fiscales) y no permite ni su eliminación, ni su modificación. Los datos se mantienen almacenados aunque haya un fallo en el suministro eléctrico.
6.- Una vez que conocemos cuales son los elementos a modificar (dispositivo de captura y transmisión y memoria de auditoría) debemos clasificar los equipos de la empresa en dos categorías: equipos susceptibles de modificación y equipos que directamente deben ser sustituidos.
7.- A fin de realizar la evaluación comentada en el punto anterior, es conveniente tener un inventario de todos los modelos con que cuenta la empresa. En el mismo deben figurar...
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