Los gastos de nómina deben ser analizados con gran cuidado en todas las organizaciones. Tanto a nivel de cálculo como a nivel de ISLR. Recordemos que cada erogación debe tener unas características específicas para ser considerada costo o gasto deducible. Veamos algunos puntos de interés.
¿Son deducibles del ISLR todos los pagos de nómina que realiza la empresa?
No. Para que un pago de personal sea deducible a efectos del ISLR la empresa debe haber cumplido con “todas las obligaciones inherentes a su condición de patrono establecidas en la Ley.” (Art. 27, numeral 1, Ley del Impuesto Sobre la Renta – LISLR). Esta afirmación cobra especial relevancia si consideramos el peso que los gastos laborales tienen dentro de toda organización, especialmente, las que prestan algún servicio. Por ejemplo, empresas de limpieza, firmas profesionales y compañías de mantenimiento.
Es oportuno destacar que se habla de todas las obligaciones como patrono, por lo que debemos revisar cada uno de los aspectos procedimentales establecidos en las diferentes leyes. Es fundamental cumplir con cada una de ellas, tanto en método como en plazos.
¿En qué ley?
Todas las normas jurídicas que indiquen obligaciones de los patrones para con los trabajadores. Entre muchas otras se encuentran:
- Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISLR)
- Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras (LOTTT)
- Ley del Seguro Social (LSSO)
- Ley del Régimen Prestacional de Empleo (LRPE)
- La Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (FAOV)
- Ley del INCES
- Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT)
- Ley de Protección de las Pensiones de Seguridad Social Frente al Bloqueo Imperialista
- Ley de Drogas
- Ley Orgánica de Deporte
Palabras claves
Debemos estar muy pendientes de cualquier ley donde aparezcan las siguientes frases: “el patrono deberá…” y/o “el trabajador tiene derecho a…”. Ambas frases indican la existencia de obligaciones patronales.
Información soportada y consistente
El cumplimiento de lo establecido en cada una de las leyes debe estar adecuadamente documentado y archivado. Comprobar que cada aspecto legal ha sido cubierto es fundamental para que los gastos de nómina sean deducibles.
No lo diga, escríbalo
Si en una ley encontramos la frase “el trabajador debe estar informado de…”, se deben elaborar comunicaciones escritas, a cada trabajador, notificando lo establecido en la norma. Dichas notificaciones deben estar aceptadas por el trabajador y debidamente archivadas, tanto en las carpetas generales de RR. HH. como en el expediente particular de cada empleado.
Recuerde que la información habrá sido legalmente transmitida cuando el trabajador acepte, con su firma y huella, el contenido de la notificación. De igual forma, se deberá establecer por escrito las condiciones de trabajo y pago del salario para cada uno de los trabajadores.
El recibo de pago: el gran aliado del patrono
Entregar el recibo de pago, especificando cada uno de los conceptos de las asignaciones y deducciones, es la única prueba que tiene el patrono para demostrar lo que efectivamente cancela a sus empleados. De igual forma, es la prueba de que el pago del salario se ha realizado. Una transferencia bancaria a nombre del trabajador, sin el debido respaldo, no debería ser suficiente.
Se recomienda archivar una copia firmada por el trabajador, tanto en su expediente personal como en el archivo general de RR. HH. Las retenciones parafiscales se realizarán siguiendo las pautas de cada ley específica y deberán contar con los correspondientes soportes que avalen su cálculo.
Equipos de seguridad industrial
Suministrar a los trabajadores equipos de seguridad idóneos, implica, en muchos de los casos, el uso de recursos significativos. Demostrar que dichos elementos cumplen con los requisitos técnicos exigidos es fundamental, sobre todo, cuando se trabaja con materiales peligrosos, maquinaria pesada, electricidad y/o altas temperaturas.
De igual forma, se debe comprobar que el trabajador ha entendido cómo utilizar las protecciones que le han sido asignadas y conoce el peligro de no hacerlo. Es por todo ello, que se deben cumplir todos los pasos legales necesarios para que este importante gasto sea deducible y aprovechado al máximo, tanto por los trabajadores como por la organización.
Prestaciones sociales
Es oportuno recordar algunas obligaciones del patrono, establecidas en la LOTTT, con respecto a este punto:
- Depositar a cada trabajador, trimestralmente, por concepto de garantía de prestaciones sociales, el equivalente de 15 días de salario, calculado al último salario devengado.
- Solicitar por escrito, a cada trabajador, la autorización para que la garantía de prestaciones sociales pueda ser acreditada en la contabilidad de la empresa.
- Informar al trabajador, trimestralmente y en forma detallada, el monto acreditado o depositado por concepto de garantía de prestaciones sociales
- Cancelar anualmente los intereses generados por la garantía de prestaciones sociales, salvo que el trabajador, mediante manifestación escrita, decida capitalizarlos.
- Otorgar los anticipos de prestaciones sociales de acuerdo con los parámetros establecidos en la Ley.
Otras obligaciones…
- Elaborar los libros de vacaciones y realizar los correspondientes exámenes de salud, pre y posvacacionales.
- Comunicar a los trabajadores cualquier cambio en el cálculo y forma de pago de la nómina, como, por ejemplo, comisiones.
