El articulo 13 Tips sobre la venta en dólares y el registro contable en moneda extranjera lo finalicé prometiendo diferentes tips para proteger este tipo de efectivo. Comencemos, entonces, a enumerar algunos procesos básicos de control interno:
1.- Al día de hoy, en Venezuela, los negocios y empresas están recibiendo pagos en efectivo en moneda extranjera. Este método de pago, que se utilizó en el pasado, había caído en el olvido y, por ello, muchas de las empresas se habían relajado en la aplicación de las pautas mínimas de prevención contra el fraude. Sin lugar a dudas, la primera recomendación debe ser minimizar las cobranzas en efectivo. Hoy existen toda una gama de alternativas, como pagos a través de vías electrónicas, que hacen que los pagos sean inmediatos y más seguros. Cuando la naturaleza del negocio no haga posible el eliminar esta alternativa de pago, debe efectuar diariamente varios cortes de caja.
El efectivo que permanezca en la empresa debe estar resguardado en una caja de seguridad, la cual manejará siempre la misma persona (con otra persona de “back up” para casos de emergencia o enfermedad). Si el volumen de efectivo es muy grande quizás necesite los servicios de un transporte de valores que garantice su entrega segura en las entidades bancarias. Por favor, no utilice archivadores y/o cajones de escritorio para guardar el efectivo, así como tampoco, acumule en la empresa ingentes cantidades de billetes.
2.- El área de caja debe estar resguardada y los mostradores deben contar con un diseño que permita al cajero trabajar de la manera más segura. Estos espacios deben ubicarse en zonas donde el acceso sea restringido y vigilado. Conocí una transnacional que ubicó a su cajera en una zona de paso y, como era de esperar, un día desapareció un pago en efectivo de encima del mostrador, nunca supimos que pasó y el monto le fue descontado del sueldo a la empleada…
3.- Se debe contar con dispositivos que permitan evaluar la confiabilidad de los billetes recibidos. De igual forma, se debeadiestrar al personal de la empresa sobre el uso de los mismos. Hoy en día la gama de detectores de billetes fraudulentos es muy amplia, desde marcadores con tintas especiales, dispositivos de luz ultravioleta, detectores de bandas magnéticas con emisión de sonido… Lo recomendable es asesorarse con personal calificado para escoger los métodos más adecuados a cada caso y adiestrar al personal de tesorería en su uso.
4.- No reciba pagos sin haber emitido la correspondiente factura. Cada pago debe contar con el soporte adecuado.
5.- No acepte cheques en moneda extranjera a los cuales le falte el nombre completo del beneficiario o se hayan emitido a favor de terceras personas. Todos los talones deben venir a nombre de la empresa.
6.- Coloque en una zona visible de sus facturas a nombre de quien se deben emitir los pagos, evite abreviaturas o siglas, así como, espacios en blanco que pueden prestarse a manipulaciones. Un cartel con esta misma información se debe colocar en la zona de caja. No acepte cheque postdatados.
7.- Las cobranzas deben procesarse, como mínimo, de manera diaria. Cuando existen cortes de caja se debe hacer en cada corte. La información debe entrar al sistema administrativo a la brevedad posible y con un nivel de detalle muy especifico. Cada vez que se reciba un pago tenemos que ser capaces de discriminar el cliente, la factura, si es un pago total o un abono parcial. De igual forma, debemos estar muy pendientes de las retenciones de impuestos y de loscomprobantes que tenemos que solicitar a nuestros clientes.
8.- Se recomienda contar con dos cajas de seguridad: una para...
Le invitamos a seguir leyendo en 15 Tips sobre el cuidado del efectivo en moneda extranjera
