La mejor herramienta para enfrentar una fiscalización es la prevención. Los contadores somos los responsables de indicar a nuestros clientes cuales son las características de una empresa “sana” y que pasos se deben dar para conseguirla. Esto es aplicable a las auditorías fiscales, realizadas tanto por el SENIAT como por las Alcaldías, por lo que la consigna es prevenir antes que curar, evitando de esta forma sanciones, intereses y declaraciones sustitutivas producto de las revisiones de los entes fiscalizadores. Veamos algunos puntos fundamentales a considerar:
Yo quiero mi factura
El único documento válido para sustentar las transacciones contables es la factura. Las compras de bienes o la ejecución de un gasto solo encuentran respaldo en este tipo de documento. Las notas de entrega, presupuestos, facturas proforma y demás documentos similares no son válidos al momento de realizar el registro deducible de una compra o gasto. Los egresos que no tengan como soporte una factura deberán ser registrados como “Gastos No deducibles”, en la conciliación de la renta, al momento de realizar la declaración de anual de este impuesto (ISLR).
Facturas de acuerdo a las normas legales
Las facturas que se contabilicen en la empresa deben ser emitidas de acuerdo a las pautas establecidas por la Administración Tributaria, bien sea a través de una impresora fiscal certificada o bien por medio de talonarios realizados por imprentas autorizadas por el SENIAT, dependiendo del tipo de bien o servicio que estemos adquiriendo.
Documentos requeridos para realizar la fiscalización
Los representantes de la Administración Tributaria, al momento de visitar las empresas, dispondrán de los siguientes documentos que los autorizan a realizar la fiscalización de la entidad:
- Providencia Administrativa que autoriza al fiscal a realizar una actuación en la empresa. La misma contendrá un sello húmedo, un número e indicará que tipo de revisión se llevará a cabo. Las revisiones más comunes son:
- Revisión de deberes formales
- Revisión exhaustiva de un período fiscal determinado
- Revisión específica de algún punto en particular, como es el caso de los precios de transferencia.
- Acta de requerimiento de los documentos. Es decir, la lista de documentos que deberán ser puestos a disposición de los fiscales para que éstos puedan llevar a cabo las correspondientes verificaciones, de acuerdo al tipo de revisión efectuada.
- Identificación del funcionario que nos visita, la cual deberemos comparar con los datos señalados en la Providencia Administrativa correspondiente. Se recomienda, adicionalmente, que se constate en las oficinas del ente fiscalizador la identidad de los fiscales que nos visitan, esto con el fin de evitar estafas y otras acciones ilegales por parte de personas mal intencionadas.
Usuario y contraseña, por favor…
La empresa debe conocer todas las claves de acceso (usuario y contraseña) que le permitan acceder a los portales del SENIAT, Alcaldías y demás entes oficiales. Se sorprenderían al conocer cuantas compañías no tienen esta información ya que su contador no se las ha suministrado oportunamente…
Citación del Representante Legal
Cuando el representante legal de una entidad es citado a través de un correo electrónico a fin de entregar los documentos solicitados por el ente fiscalizador, debe acudir a la sede del organismo el día y hora que se señale en el mail correspondiente. El representante legal de la empresa podrá designar un apoderado para que lo represente en tales gestiones. El no cumplimiento de este paso es considerado un incumplimiento de un deber formal, de acuerdo a lo establecido en el Código Orgánico Tributario (COT) en su Artículo 155, numeral 7 y, por lo tanto, generará sanciones por parte del ente fiscalizador.
Acta de Entrega de Información Legal, Contable y Tributaria
Al momento de entregar los documentos a los organismos oficiales, el ente fiscalizador levantará el Acta de Entrega de Información Legal, Contable y Tributaria. Este punto reviste especial importancia y...
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